訂閱電子報∣ 友善列印字體大小 文章分享-Facebook 文章分享-Plurk 文章分享-Twitter
十大簡報製作心法:了解你的受眾,建立明確架構,才能有效傳達想法!
數位時代商業周刊
獲取產業訊息零時差!立即訂閱電電公會電子報。

你是否出現過以下問題:每一張投影片都塞滿文字,讓人抓不到重點,觀眾有看沒有懂;花了大把時間製作、演示的簡報,台下卻睡成一片?要讓別人理解你的想法,得先從架構著手。

本文摘自:《IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術

想讓目標對象產生何種感受、保持何種心態

為什麼要製作這份資料?透過資料想達成什麼目標?都是一開始該釐清的問題。商業文書資料的前提,是要誘導對象去進行某種特定行動。「目標明確」意味著你必須清楚知道想誘使對方採取什麼行動。

比方說,製作報告時應考慮讀者是誰。如果是長官,而你期待他們看過報告後會「支持這項宣傳活動」、「對自己有高度評價」的話,無論是哪一種,一旦設定好目標,你希望對方了解的事、期待他們有什麼樣的心理反應,都會隨之不同。

接著來談談為了達成你的目標,讓對方做出你所期盼的決定,應該讓他們了解哪些事。若單單羅列一條條資訊,只會讓人覺得難懂而卻步。因此資訊的取捨拿捏極為重要。

設定目標的最後步驟是「想讓對方採取行動,應激發何種情緒反應?」假如是產品發表會,你或許會希望目標對象「很興奮並迫不及待想使用該商品」;若是向長官報告,可能會期待對方「全力支持你的提案」。總之,請先設定好你希望對方產生何種感受與擁有哪種心態。

商業周刊

了解目標對象,擬好假設

行銷上的「客戶特性分析」,即「了解受眾」,是從心理層面分析購買履歷,辨明行動特性,再訂定最能有效引發購買行動的行銷策略。

製作資料時,分析對方的「形象」和所擁有的「資訊」,弄清楚「期待」和「理解」的程度,再進一步建構「如何傳達、傳達什麼最有效果」的方法,也就是假設。

首先是對方的「形象」,蒐集與對方職稱有關之事,或是其可能感興趣的資訊,再思考這些資料會讓人產生何種「期待」。這裡可先暫時放下自己想要表達的事,好好思考關於對方的大小事。

接著,掌握手中持有的「資訊」,推測對方的「理解程度」,並考量對方是否知道新概念或用語。

商業周刊

創造核心訊息,有系統地整理主張和根據

請先思考訊息是什麼。將訊息因數分解之後,就會得到下列公式:

訊息 = 主張 × 根據

換個說法就是:因為 A(根據),所以應該做 B(主張)。

也就是說,如果沒有明確的主張和根據就逕自製作資料,讀者只會一頭霧水,無法做出決定。這種狀況稱為「邏輯錯誤」(logic error),即缺乏主張或根據(或兩者皆無),抑或是主張和根據之間沒有連結,因此不合邏輯。

為了防止邏輯錯誤,可利用「金字塔結構法」來思考。所謂金字塔結構法,是將主張和根據的連結,層層推演出來。金字塔頂端是主張,下層逐一排列支持主張的各項根據。金字塔越往下,根據和資訊就越具體;換言之,越往上,訊息就會漸趨抽象。金字塔最底層是無須證明也通用的資訊。如果訊息簡單,便可省去次要訊息(通常為第三層),建立簡明結構。

商業周刊

能夠加深訊息的印象,具備「SUCCESs」特點

就算用金字塔結構法整理了訊息,也不過是有邏輯、井然有序地將主張和根據排列出來罷了。類似提案、企畫這類想讓人心動並行動的高難度資料,就必須提高訊息給人的印象。

第一是「簡單」,筆者常看到許多資料因不斷追加資訊而迷失本質,請記住,訊息的第一要件是越單純越好。第二是「意外」,只說理所當然之事,對方肯定不會記得。在此指的是「好的意外」,請思考出人意表、吸引注意的訊息表達方式。第三是「具體」,捨去曖昧籠統的內容,用數據、實物、圖像等具真實性的表現方式。第四是「可信」,提出專家權威背書、產品實際功能、客戶心得等可信度高的資訊。第五是「情緒」,我認為訊息若能引發喜怒哀樂等情緒,更能讓人採取行動。最後是「故事」,包括開發背後的小故事、創業者的想法。

這6大要點的英文名詞首字母合起來,便是「SUCCESs」。無須6點完全吻合,可考慮凸顯哪幾點,更易於傳達訊息的本質。

商業周刊

資料是否包含目標對象想知道的事情

思考想表達的訊息和訴求方式,便進入了建構資料的階段。在這之前,可從「必備資訊是否包含在內」的觀點出發。

依資料類型的不同,所謂的要件,即指沒有寫進去、資料就不成立的項目。如是調查報告,就必須有調查目的、對象、範圍、調查方法、調查結果、啟發等。你或許覺得上述種種眾所皆知,但現實中卻有無數少了「啟發」的條列式圖表。

先確認資料中不可或缺的重點,也就是一定要有的要件。若要件不足,不管內容多豐富也只是浪費時間。

以故障報告為例,至少要有3項要件:「事實」、「原因」、「對策」。可由對方可能發問的「問題」開始思考。

依序思考對方可能的提問,就能避免發生答不出來的尷尬狀況。

商業周刊

站在對方角度,提出容易接受的結論

即使利用金字塔結構法導出訊息,若是沒有按照順序提出資訊,他人非但無法理解,甚至會予以反駁,產生反感。因此,請依對方的狀況來思考如何鋪陳情節。以下為4種典型鋪陳方式,端看標對象的特性、結論是否容易接受,選出最適合的方式。

  1. 累積型:一一確認對方所理解的事,再依序提出結論或主張。由於是累積「Yes」的鋪陳方式,適合批判型的對象。

  2. 分解型:先帶出結論或高潮部分,再說明細節的鋪陳方式。適合新產品或大型計畫的發表會,一開始先點出整體概念,再詳細說明功能、如何應用等。

  3. 選項型:提出多種選項,互相比較檢討,凸顯欲促成選項的正當性。盡量加入位於光譜兩端的選項,方便判斷哪一種最為合適。

  4. 意外型:大家都知道的事,很難引起興趣。請設法製造「疑問」,提出意料之外的事實,讓你的主張更有說服力。

商業周刊

情節設定板:訊息和情節都一目瞭然的設計圖

在情節設定板上,由主要訊息和次要訊息構成的金字塔結構下面,即是劃分資料的章節。章節一方面要配合情節展開,一方面也依需要放入引導部分(封面、目錄、前言等)、結語等,形成架構和目錄。

在大致完全的章節下面,寫下章名來表達情節。如果是投影片,可一頁一頁思考。然後設定「高潮」,就是表達訊息和次要訊息的投影片;「高潮」稱為「關鍵圖表」(key chart)。如果訊息和情節沒有連動,就會被質問「你到底想說什麼?」「重點在哪裡?」因此,請考慮主要訊息、次要訊息應分別放在哪張投影片?好好決定「高潮」的位置。

若是沒有充分時間報告,只要說明這個高潮部分,就足以表達整體概念——請抱著這種心態仔細製作,以免資料品質過剩。

雖然製作情節設定板看似多了一道手續,卻能有效為你節省後續的時間。

商業周刊

架構宛如「地圖」,標示清楚即能溝通無礙

目錄,就像是一張導覽地圖,不但要確實呈現內容,也要提供讀者看得懂的投影片標題與索引。

呈現完整架構或流程時,並非將仔細斟酌過的文字放上就好,而是要呈現「架構」,即大分類、中分類、小分類,並附上索引。

索引要有層次,才能像地圖上的地名一樣,容易辨識且一覽無遺。然而,太過簡單可能導致名詞堆砌,讀者難以推測內容。可加上形容詞,或將形容詞化成名詞,就能呈現資料的大方向。

若想做出吸引大家興趣的內容,可用「提問」的方式。透過問問題,讓人想要探知答案。但請注意,這一招若使用無度,就會淪為想騙點擊率、誇大其辭的「釣魚文」。

商業周刊

決定版面的製作方式和呈現方式

所謂版面設計,即是設定各頁的風格調性與文字書寫方式,這樣一來,不但可以讓設計統一,也能降低重做風險,減少無謂的工作負擔。若是多數人共同合作一份資料的話,尤其需要。

首先,①決定標題位置(message line),以及文字框(text box)、圖表、表格、插畫等主要部分要如何配置。接下來,②設定共通的字體、顏色;然後③設定存妥範本。

版面也包含配置,即如何配置每一個部分。配置的3大重點是平衡、視線流動、留白。視線流動要由上往下、由左至右才符合人體工學,設計版面時應遵守這個原則。留白太少,觀者會倍感壓迫,請預留30%左右的空白。上述設計理論都是決定版面的必備要素。

如同下圖「不良設計」所揭示的「極不平衡」例子,大多是因為訊息、理論結構或資訊整理的水準參差不齊所致。不可想改什麼就改什麼,應以「平衡」為前提來調配資訊的比例。

商業周刊

根據邏輯思維,選擇最適當的表現方式

從圖解角度來看,一開始是先判斷用什麼方法呈現訊息和資訊。人一次可接收的資訊量是多少?所呈現的是事實資訊或概念?

根據你想表達的內容,來決定適當的表現方式。假設主題是事業理念,以「圖表」呈現較為適當。如果能單純明快地表達理念,大膽使用簡短文字也不錯。可成為訊息根據、證據的分析結果或傾向等屬於事實資訊,一般多使用「表格、圖表」。

此外,主題相同時,依對象不同,可分成3種檢討方式:第一種是「簡單或精細」,如果是IT業的產品說明書,對象若是使用者,可用簡單圖解說明;對象若是工程師,採用精密模組比較適當。第二種是要訴求「右腦或左腦」。右腦是感性腦,擅長喜怒哀樂等情緒、類比思考,左腦則擅長語言、計算、邏輯等數位思考,因此要判斷你的對象偏愛哪一種表達方式。第三種是「單一個體或比較」,決定是要鎖定某一主題人事物的特色和個性詳細說明,還是將之與其他事物進行比較。假設自家公司的優點為業界第一,就詳述公司特色;如是公司的定位,則透過與其他公司比較來呈現。

商業周刊

訂閱電子報 友善列印 字體大小:
獲取產業訊息零時差!立即訂閱電電公會電子報。